En splittrad arbetssituation gör oss ineffektiva och korkade
1 maj 2005 | 8 kommentarer
Jag gillar inte Microsofts sätt att framställa oss datoranvändare som dinosaurier.
Men; jag känner ändå för dem – i en av annonserna. Två dinosaurie-människor sitter på jobbet. ”Det här är gamla siffror!” säger den ene. ”Vi ska presentera om fem minuter! Vad gör vi?”
Det där beskriver trots allt rätt väl hur det är på jobbet för många av oss numera. Allt mindre tid för att göra allt mer. Ett arbetsflöde med ständiga avbrott, snabba fix och improviserade lösningar, hoppande mellan arbetsuppgifter.
Du kommer till kontoret, går igenom din att göra-lista med 17 punkter, och bestämmer dig för att ta itu med problemen med en gång. Du ringer några samtal samtidigt som du går igenom e-posten. När du just börjat skriva på presentationen till imorgon kommer din chef och frågar om Arvika-offerterna. När du öppnat Excel-arket ringer en av dina viktigaste kontakter och undrar varför du inte skickat sammanfattningen från mötet igår … du avvärjer henne med luren klämd mellan axeln och örat medan du samtidigt jobbar med dina sifferkolumner.
Och det gäller inte bara i kontorsmiljö. I allt fler yrken tvingas vi ständigt göra många saker på en gång. ( I USA säger 45 procent av arbetande befolkningen att de ombeds eller förväntas arbeta med vad de tycker är för många sker på en gång.) Många belastas också numera med arbetsuppgifter som de inte tycker hör till deras egentliga kompetens – arbete som tidigare kanske gjordes av en administratör, som dock rationaliserats bort.
”Reading e-mail, sorting data and talking on the phone at once – multitasking clearly saves time in a fast-paced world. Or does it?” frågar Scientific American Mind i artikeln The Limits of Multitasking.
Svaret på frågan är dock ett klart nej:
”…A growing number of studies show that trying to juggle jobs rather than completing them sequentially can take longer overall and leave multitaskers with a reduced ability to perform each task. In addition, the stress associated with multitasking may contribute to short-term memory difficulties. The combination results in inefficiency, sloppy thinking and mistakes …”
Artikeln beskriver i detalj hur mycket hårdare hjärnan måste jobba, när den försöker lösa flera problem samtidigt. (David Allen i boken Få det gjort! ser också tendensen att vi måste hålla för mycket i huvudet samtidigt, som det huvudsakliga problemet bakom den nya stressen i arbetslivet.)
Vi har visserligen alla en viss simultanförmåga, som gör att vi trots allt under vissa fall (och efter träning) kan göra två relativt krävande saker samtidigt. Men då bör de två arbetsuppgifterna vara av klart olika slag: pianister kan till exempel spela ett okänt musikstycke direkt från notbladet (a vista) och prata samtidigt.
Men i arbetslivet gäller numera att nästan alla arbetsuppgifter som pockar på uppmärksamhet och splittrar vår tillvaro alla ska bearbetas med ett och samma verktyg: datorn.
Till helt nyligen kunde man kanske fylla i sina frånvaroblanketter med kulspetspenna; nu måste det göras via en tjänst på datorn. Liksom läsa informationen, när personaltidningen lagts ner. Liksom sköta sin korrespondens, beställa sina tågbiljetter, kolla sin aktieportfölj, anmäla sig till skolans föräldramöte, få veckorapport från barnens klassföreståndare. Och nu – med ip-telefoni – flyttar också telefonihanteringen in i datorn, med nya krav…
”How can a time-managemant strategy that has become part of the common wisdom actually be so off base?” frågar Scientific American.
Dessvärre kan inte ens de besvara den frågan.
Ett skäl till detta är sannolikt att man inte mäter den här typen av förändringar av arbetets former och innehåll utanför laboratoriet.
I testmiljöer kan man se att försökspersoner som ombads skriva en rapport och kolla sin mejl samtidigt behövde en och en halv gånger så lång tid som de som bara skrev. En annan studie visar att försökspersoner som ständigt hoppade fram och tillbaka mellan en arbetsuppgift och att kolla e-posten försämrade sina resultat på ett IQ-test med i snitt 10 poäng:
”Far from boosting productivity, the constant flow of messages and information can seriously reduce a person’s ability to focus on tasks, the study of office workers found.
Eighty volunteers were asked to carry out problem solving tasks, firstly in a quiet environment and then while being bombarded with new emails and phone calls. Although they were told not to respond to any messages, researchers found that their attention was significantly disturbed.
Alarmingly, the average IQ was reduced by 10 points…”
(New Scientist:
’Info-mania’ dents IQ more than marijuana (22 april 2005) :
I ”verkligheten” – i praktiken – undersöks effekter av nya arbetssätt och datorisering, skrämmande sällan. (Efter tio år i branschen har jag fortfarande inte sett ett datoriseringsprojekt utvärderas i efterhand.) Man hävdar förstås hela tiden att det ska gå snabbare och enklare. Den enskildes upplevelse är ofta den motsatta. Den kan vara fel, men så länge seriösa utvärderingar inte görs vet vi inte.
”Inefficiency, sloppy thinking and mistakes”. Säkerligen märker man själv när ens arbetsresultat börjar svikta (bristen på seriösa utvärderingar till trots). Vad betyder det för ens självbild, motivation, arbetsglädje?
I det perspektivet är det kanske inte ovanligt att användaren faktiskt ser sig själv som den korkade, hjälplöse dinosaurien.
Och den fråga som återstår att ställa för alla oss löntagare är: hur i hela friden ska vi bära oss åt för att rätta till det här?
Kommentarer
8 kommentarer to “En splittrad arbetssituation gör oss ineffektiva och korkade”
Kommentera
maj 1st, 2005 @ 08:23
Skrämmande väl beskrivet.Som att läkarna nu ska ta betalt också. Det har hänt mig flera gånger att läkaren glömt av att göra det. På mitt jobb ska vi själva beställa alla resor själva med flera uppgifter som tidigare var sekreterarnas uppgifter. Till slut blir många totalt sönderstressade.
Men vad kan vi göra? Det är stora kapitalstarka intressen som ligger bakom att utvecklingen.
maj 1st, 2005 @ 09:17
BRa skrivet – jag känner verkligen igen det…
maj 1st, 2005 @ 09:57
Could not agree with you more
maj 1st, 2005 @ 11:15
Ett sidospår från din text:
”Två dinosaurie-människor sitter på jobbet. ’Det här är gamla siffror!’ säger den ene. ’Vi ska presentera om fem minuter! Vad gör vi?’
Alla som har något med verkligheten att göra (alltså alla som inte är copywriters för Microsoft) vet att det inte spelar någon roll vilken version av Office man har om det är fem minuter till presentationen och informationen är inaktuell, det finns inte en chans att göra något åt den ändå, för det tar mer tid än så för Office att starta.
maj 1st, 2005 @ 11:48
Tja, Tommy, din kommentar bör väl inte stå emotsagd: det tog mig just nu ca 8 sekunder att starta Powerpoint, lika mycket för Word resp.Excel. Vet inte riktigt vad du menar med att starta ”Office” men även om du gör det sekventiellt bör det alltså ta dig klart under en minut att starta alla program. Men en vits är ju alltid en vits, fast din var inget vidare bra tycker jag.
Vänligen
Bengt O. (ej copywriter hos MS och åtminstone periodvis i kontakt med verkligheten).
maj 2nd, 2005 @ 16:48
Ok, om vi skall vara litet seriösare så är det rimligen också så att de redan hade programmet igång när de upptäckte att siffrorna var gamla, så någon starttid behövs inte alls.
Vilket inte ändrar att annonsen antyder produktivitetsökningar om man uppgraderar som är helt orealistiska. Visst kan man konstruera exempel där det faktiskt går att få fram och lägga in nya siffror och rusa iväg till mötet inom fem minuter. Men i verkligheten så är det kört för både dinosaurier och människor om man fem minuter innan en presentation upptäcker att nya uppgifter behövs – och det oavsett vilken version av programvaran man har.
maj 4th, 2005 @ 04:53
Officeprogram 8 minuter eller 8 sekunder, för mig tar det 6 sekunder men det hör inte hit.
Vad som däremot hör hit är snuttifieringen av våra arbetsuppgifter. De flesta av oss är inte konstruerade att hoppa fram och tillbaka på det sättet.
Jag arbetar hemifrån med datorn, men har upptäckt att medan det iofs är trevligt så kommer jag vara tvungen att försöka hitta ett kontor.
Skälet är att det visat sig omöjligt att få familjen att förstå att jag inte är tillgänglig när jag jobbar – jag är ju där, de ser mig ju.
Så när jag sitter och jobbar, har en kund i telefon, en annan på mail, ett programmeringsprojekt öppet i bakgrunden och en administrationspanel för telefonkundens webbsajt som inte funkar som förväntat – då förväntar sig min sambo att jag skall kunna svara på vad vi skall ha till middag och om vi skall hyra en film ikväll!!!
Inte för att det var så mycket bättre på mitt tidigare jobb. En biljon möten som man hattade mellan, alltid pennan i högsta hugg, samma frågor varje gång och jämt någon som hängde över axeln när man, till slut, lyckats stjäla fem minuter för att faktiskt göra sitt jobb…
Jag undrade många gånger vad de andra trodde vi tjänade pengar på egentligen? Möten kanske? 😀
Korttidsminne? Det har jag glömt.
maj 10th, 2007 @ 12:56
Skönt att läsa ! Jag har börjat undra om jag lider av Alzheimers sjukdom, eftersom min hjärna inte längre klarar av att hålla allt i minnet, det blir kvarglömda små varukassar i min cykelkorg, glömmer att ta med min lunchmat, som jag gjorde i ordning kvällen innan, glömmer att ta på min son cykelhjälmen.
Allt för att tilvaron är fylld av MASSOR av smått, smått som ska kommas ihåg och göras samtidigt.
Jag är alltså inte ensam. De enda som kan göra något åt detta är arbetsgivarna som tillsammans med de mest engagerade medarbetarna kan sätta sig ner och spåna fram bättre arbetsrutiner.
Eftersom jag är frilansare, måste jag göra det med mig själv.
Tuta lugnt !
Ta en sak i sänder.